Hướng dẫn quy trình xử lý học vụ cho sinh viên hệ chính quy

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : 3389 /ĐHV-ĐT Nghệ An, ngày 10 tháng 10 năm 2013

V/v Hướng dẫn quy trình xử lý học vụ

cho sinh viên hệ chính quy

Kính gửi : Trưởng các khoa đào tạo

CVHT các khoa

Lớp trưởng các lớp sinh viên hệ chính quy

Căn cứ Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế đào tạo đại học, cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ và Thông tư số 57/2012/TT-BGDĐT ngày 27/12/2012 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT;

Căn cứ Quy định số 868/QĐ-ĐHV ngày 02/04/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh cụ thể hóa một số điều của Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ;

Căn cứ kết luận của Nhà trường tại cuộc họp Trưởng các khoa đào tạo, Trợ lý đào tạo và CVHT của các khoa vào ngày 16 tháng 04 năm 2013 và tình hình thực tế về công tác xử lý học vụ thời gian qua. Nay, Nhà trường ban hành Hướng dẫn quy trình xử lý học vụ cho sinh viên hệ chính quy như sau:

I. Quy trình đăng ký học

1. Thời gian đăng ký học:

Trước mỗi học kỳ 1 tháng, Nhà trường thông báo về thời gian, lịch trình đăng ký học cho sinh viên qua hệ thống Website, lịch tuần và trang thông báo trong tài khoản cá nhân của cán bộ cũng như sinh viên.

2. Quy trình đăng ký học:

Sinh viên dựa trên thời gian được phân công đăng ký học theo khóa, ngành để chủ động bố trí lịch học, nạp học phí và tiến hành đăng ký trong thời gian quy định. Ngoài thời gian trên, sinh viên có nhu cầu đăng ký học muộn hay hủy môn học thì phải viết đơn gửi CVHT của khoa theo lịch tiếp nhận đơn của khoa.

II. Quy trình xử lý học vụ:

1. Nội dung:

1. Các khoa đào tạo quy định, quản lý và kiểm tra việc thực hiện sinh hoạt định kỳ hàng tháng của các lớp sinh viên; tư vấn, giải đáp thắc mắc, nắm vững nhu cầu về học tập và đăng ký học của sinh viên các lớp. CVHT thuộc bộ môn nào thì chịu trách nhiệm về các lớp sinh viên thuộc ngành đó, tham gia các buổi sinh hoạt định kỳ hàng tháng do Nhà trường quy định theo chức năng nhiệm vụ của mình và ghi rõ các nội dung trong sổ tay Cố vấn học tập.

2. Khi xử lý học vụ cho sinh viên, CVHT cần xem xét số lượng sinh viên dự kiến của các lớp học phần để đăng ký học bổ sung cho phù hợp, tránh hiện tượng quá tải.

3. Hàng kỳ rà soát, thống kê số lượng sinh viên đăng ký ít hơn số tín chỉ quy định để kịp thời giải quyết đăng ký học đủ số tín chỉ tối thiểu cho sinh viên; phối hợp với TLĐT và TL QLSV nắm vững được tình hình của sinh viên đang ở trạng thái bảo lưu, nghỉ học tạm thời, thôi học hay bỏ học để xử lý kịp thời hoặc đề xuất với Khoa, Nhà trường giải quyết.

4. Không đăng ký vượt số tín chỉ cho sinh viên ngoài quy định của Nhà trường (theo điều 10, quy định số 868/QĐ-ĐHV ngày 02 tháng 04 năm 2013 của Hiệu trưởng về cụ thể hóa một số điều của quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ).

5. Thời gian đăng ký muộn: thực hiện trong 2 tuần đầu của học kỳ chính hoặc trong tuần đầu của học kỳ phụ.

6. Thời gian hủy môn học: thực hiện sau 2 tuần kể từ đầu học kỳ chính nhưng không muộn quá 3 tuần; sau 1 tuần kể từ đầu học kỳ phụ nhưng không muộn quá 2 tuần.

( Ngoài thời hạn quy định, học phần vẫn được giữ nguyên trong phiếu đăng ký học và nếu sinh viên không đi học học phần này được xem như tự ý bỏ học và phải nhận điểm F).

7. Các đối tượng xem xét ưu tiên để xử lý: Liên thông, Sinh viên nước ngoài, tàn tật, ốm đau có xác nhận của bệnh viện,....

8. Đơn của sinh viên gửi lên Nhà trường phải có xác nhận của CVHT và ghi rõ nội dung, đề nghị cụ thể của CVHT.

2. Quy trình chung:

- Sinh viên làm đơn gửi CVHT; CVHT phối hợp với phòng Đào tạo để xử lý học vụ.

- Thành lập Tổ cố vấn học tập: Cử Trưởng ban và các CVHT chịu trách nhiệm xử lý học vụ.

- CVHT cần xác lập kênh thông tin như Điện thoại, hộp thư, email,...

- Có mẫu đơn quy chuẩn, bố trí lịch tiếp sinh viên định kỳ và thông báo cho toàn thể sinh viên được biết. (Lịch tiếp đón sinh viên từng kỳ gửi về cho Nhà trường qua phòng Đào tạo)

- Sinh viên phải trực tiếp nạp đơn cho CVHT, tránh trường hợp nhờ người khác và giả danh sinh viên.

- Xử lý và thời gian, kết quả xử lý đều ghi rõ nội dung vào đơn và trả lại cho sinh viên.

- Không được đăng ký học vượt quá số lượng cho phép; trường hợp môn học nhiều sinh viên có nguyện vọng học thì khoa thống kê số lượng, làm đơn đề nghị với Nhà trường mở thêm lớp.

Cụ thể:

- Khi hết thời gian ĐKH của sinh viên thì bắt đầu nhận đơn đề nghị đăng ký muộn đến hết tuần đầu tiên của học kỳ chính hoặc nửa tuần đầu tiên của học kỳ phụ; hủy học phần đến hết hai tuần bắt đầu từ học kỳ chính hoặc một tuần bắt đầu từ học kỳ phụ.

- Tập trung xử lý về ĐKH trong tuần thứ 2 của học kỳ chính (nửa tuần sau của học kỳ phụ); Hủy học phần trong tuần thứ 3 của học kỳ chính (tuần thứ 2 của học kỳ phụ)

- Thông báo cho sinh viên thời gian trả kết quả xử lý theo kênh thông tin quy định của khoa như Email hay hộp thư,...

- Thống kê nhu cầu học của sinh viên theo từng khóa học, học phần,... gửi cho Nhà trường (qua phòng Đào tạo) để thống nhất cách thức giải quyết.

- Dùng chức năng thống kê trên tài khoản của CVHT để thống kê số lượng sinh viên đăng ký thiếu số tín chỉ tối thiểu để phối hợp với khoa và Nhà trường kịp thời xử lý.

- Tổng hợp số liệu, báo cáo với Tổ trưởng tổ CVHT khoa và Nhà trường để xử lý tồn đọng.

Đề nghị các ông Trưởng khoa các khoa đào tạo, CVHT và lớp trưởng các lớp sinh viên thông báo những nội dung trên đây để sinh viên biết và thực hiện đúng quy trình theo hướng dẫn./.

Nơi nhận : TL. HIỆU TRƯỞNG

- Như k/g; TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO

- BGH để b/c;

- Gửi qua eOffice và đăng Website;

- Lưu: HCTH, ĐT, KH-TC. TS. Nguyễn Xuân Bình